Les achats sont une fonction stratégique dans toute entreprise. Pour réaliser un achat il est important de suivre un processus achats défini.
C’est l’ensemble des opérations pilotées par l’acheteur qui permettent d’acquérir un produit ou un service auprès d’un fournisseur.
Dans cet article, nous vous donnons les 7 étapes clés pour réaliser votre achat.
1. L’identification du besoin
C’est la première étape du processus mais néanmoins la plus importante. Il est essentiel de déterminer les besoins immédiats et à long terme.
Le besoin apparait lorsqu’il faut pallier un manque. Une fois détecté il doit être communiqué à l’acheteur qui qualifie le besoin par la rédaction d’un cahier des charges.
Un cahier des charges est indispensable pour formaliser les besoins et les spécifications d’un projet et éviter tout litige.
L’expression du besoin doit être claire et bien exprimée afin de maximiser les chances d’obtenir une réponse par le fournisseur.
Sa rédaction fait partie intégrante des compétences de l’acheteur.
2. Définir la stratégie achats
C’est la ligne de conduite des achats, elle doit être cohérente avec la politique générale de l’entreprise.
Après avoir identifié le besoin et mené une analyse approfondie des données collectées au sein de l’entreprise en termes de quantités, de qualité, de délai et de coûts (QCD), déterminez les objectifs spécifiques pour chaque famille d’achats et mettez en place les actions stratégiques sur une période donnée.
3. Rechercher le meilleur fournisseur
Evaluez les fournisseurs de votre panel existant et réalisez un sourcing afin de connaître le marché et les autres sources potentielles pouvant répondre au besoin.
En menant une étude approfondie, cela vous permet d’évaluer la fiabilité des fournisseurs, leur qualité de service et les produits qu’ils proposent.
Cette étape est souvent associée à l’envoi d’une Request for Information (RFI) qui vise à obtenir des informations complémentaires sur le fournisseur.
4. Lancer un appel d’offres
L’appel d’offres souvent associé aux marchés publics est en réalité une demande devis ou une proposition commerciale attendue par l’entreprise, appelée aussi Request for proposal (RFQ)
Faites savoir à vos futurs fournisseurs que vous êtes intéressé par leurs produits ou services.
Montrez-leur que vous êtes intéressé à établir une relation à long terme.
Plus vous êtes transparent sur vos besoins, plus vous maximisez les chances d’obtenir des prix compétitifs.
5. Choisir et sélectionner le fournisseur
Dés la réception des offres, menez une étude comparative en respectant les exigences du besoin initial.
Vous devez au préalable établir des critères de sélection pour vous aider à prendre votre décision.
Vous devez recevoir suffisamment d’offres pour que la comparaison soit qualitative.
6. Mener sa négociation
L’objectif n’est pas de vous mettre le fournisseur à dos, soyez respectueux et professionnel dans vos échanges pour établir une relation de confiance avec lui.
Ne négligez pas la préparation de votre négociation. Proposez des contre-offres et essayez de trouver un terrain d’entente avec le fournisseur.
Si elle est bien préparée, la négociation vous permettra d’obtenir de meilleures conditions d’achat par rapport à l’offre initiale.
7. Conclure et signer le contrat.
Après avoir sélectionner votre fournisseur, toutes les modalités discutées au préalable doivent être inscrites en détail dans un contrat d’achat ou un bon de commande.
Cet accord est la base d’une relation de confiance entre l’acheteur et le fournisseur.
Conclusion
L’achat d’un produit ou d’un service est complexe et nécessite une bonne capacité d’analyse.
En suivant l’ensemble de étapes énoncées ci-dessous, vous optimisez vos achats et vous améliorez votre rentabilité.
N’oubliez pas de suivre et vérifier la performance de vos fournisseurs par la mise en place d’une démarche d’évaluation pour maîtriser la qualité de vos produits et de vos processus.
